Hvorfor afleveringsforretningen er den vigtigste milepæl i et byggeprojekt?
Når et byggeprojekt i jeres ejerforening eller andelsboligforening nærmer sig afslutningen, skifter fokus fra fremdrift til afslutning og overdragelse.
Afleveringsforretningen er det tidspunkt, hvor ansvaret i praksis bevæger sig fra entreprenøren til foreningen. Det er der I skal sikre, at foreningen får det der er aftalt, og at fejl og mangler bliver håndteret korrekt.
Inden der afleveres et renoveringsprojekt, skal der gennemføre en mangelgennemgang hvor alle fejl og mangler registreres.
Hvis mangler ikke bliver registreret tydeligt, kan det senere blive sværere at få dem udbedret, og i værste fald kan foreningen ende med at betale for at rette fejl, som entreprenøren skulle have håndteret.
MMAKE hjælper ejer- og andelsboligforeninger med en struktureret mangelproces, hvor dokumentation, frister og opfølgning skaber tryghed for bestyrelsen og beboerne.
Bestyrelsens rolle som bygherre ved aflevering
Bestyrelsen har ansvaret for, at afleveringen bliver gennemført ordentligt og med den rette faglighed.
Det betyder ikke, at bestyrelsen selv skal kunne vurdere alle tekniske detaljer, men det betyder, at I skal sikre, at foreningen har uvildig faglighed med ved gennemgangen.
Afleveringen handler også om økonomi. Bestyrelsen skal kende spillereglerne for betaling, eventuel tilbageholdelse og frister for udbedring. Hvis der betales fuldt ud, før væsentlige mangler er løst, mister foreningen et vigtigt styringsværktøj.
MMAKE A/S repræsenterer foreningens faglige interesser og sikrer, at afleveringen bliver en proces, der kan bruges i praksis, ikke kun en formalitet.
Mangelgennemgang og førgennemgang
Inden en entreprenør kan aflevere et projekt med MMAKE A/S som rådgiver, skal entreprenøren have gennemført egne mangelgennemgange og udført udbedringer.
Det sikrer, at kvaliteten af det, MMAKE skal gennemgå ved førgennemgang og aflevering, er på et højt niveau.
Hvis omfanget af både væsentlige og uvæsentlige mangler ved en førgennemgang eller afleveringsforretning vurderes at være betydeligt, kan MMAKE vælge at afbryde gennemgangen.
Gennemgangen genoptages først, når entreprenøren har gentaget mangeludbedringsprocessen og fremlagt dokumentation for de udførte udbedringer.
Beboernes indberetning af fejl og mangler
Når der arbejdes i beboede boliger, er det afgørende, at beboerne nemt kan indmelde fejl og mangler. Det kan ellers blive en tung og tidskrævende proces.
Derfor har MMAKE A/S udviklet en digital beboerplatform, hvor hele forløbet håndteres ét sted.
Beboerne modtager en QR-kode, som giver hurtig adgang til platformen. Her vælger de deres lejlighed og registrerer fejl og mangler digitalt. Herefter kan vi:
- stille uddybende spørgsmål for at sikre korrekt afklaring
- varsle beboerne om, hvornår entreprenøren kommer og udbedrer forholdene
- give status og melde tilbage, når manglerne er afsluttet
Afleveringsforretning og afleveringsprotokol
På afleveringsdagen gennemgås byggeriet sammen med entreprenøren. Alle mangler registreres i en afleveringsprotokol med klare beskrivelser og frister for udbedring. Protokollen er foreningens vigtigste dokument i den afsluttende fase.
En god afleveringsprotokol er konkret. Den beskriver, hvad der er galt, hvor det er, og hvad der skal ske. Den bør understøttes af fotodokumentation, så der ikke senere opstår tvivl om, hvad der blev konstateret.
MMAKE sikrer, at protokollen bliver præcis, og at bestyrelsen forstår, hvilke punkter der er kritiske, og hvilke der kan håndteres som mindre udbedringer.
Udbedring, efterkontrol og tilbagehold
Efter afleveringen skal manglerne udbedres. Det kræver opfølgning. Mange konflikter opstår, hvis frister bliver uklare, eller hvis udbedringen ikke bliver kontrolleret.
I nogle projekter kan foreningen have behov for at tilbageholde en del af betalingen, indtil væsentlige mangler er løst. Det skal ske korrekt og i overensstemmelse med kontrakt og aftalegrundlag.
MMAKE følger op på udbedring og kan gennemføre efterkontrol, så bestyrelsen ved, hvornår arbejdet reelt kan godkendes.
1 års og 5 års gennemgang
Nogle forhold viser sig først efter drift og vejr. Derfor er 1 års gennemgang og ofte også 5 års gennemgang vigtige for ejer- og andelsboligforeninger. Her kan fejl, der først bliver tydelige over tid, blive registreret og håndteret inden for relevante frister.
Bestyrelsen bør allerede ved afleveringen sikre en plan for opfølgning. Det kan være en enkel proces, hvor beboerne får information om, hvad de skal holde øje med, og hvordan de melder forhold ind.
MMAKE kan planlægge og gennemføre gennemgangen, vurdere hvad der er reelle mangler, og hjælpe med at sikre, at entreprenøren bliver mødt med konkrete krav og tydelig dokumentation.
Sådan hjælper MMAKE jeres forening
MMAKE er byggeteknisk rådgiver for ejerforeninger og andelsboligforeninger. Ved mangelgennemgang og aflevering hjælper vi med planlægning, gennemførelse, dokumentation og opfølgning.
I får uvildig faglighed der arbejder for foreningen. Det gør det lettere at stille de rigtige krav til entreprenøren og lettere at skabe ro i beboerkredsen, fordi processen bliver gennemsigtig.
Hvis jeres forening nærmer sig aflevering, kan en tidlig dialog med MMAKE gøre det lettere at få styr på protokol, mangler og næste skridt før afleveringsdagen.
