Når et renoveringsprojekt nærmer sig afslutningen, er afleveringsprocessen en af de vigtigste faser i hele byggesagen.
Det er her, det bliver afgjort, om arbejdet reelt er udført i den kvalitet, der er aftalt, om fejl og mangler er registreret korrekt, og om bygherre står stærkt både teknisk, økonomisk og juridisk efter afleveringen.
I MMAKE arbejder vi målrettet med afleveringsforretning, før-gennemgang, mangelregistrering og opfølgning, så bygherre ikke står alene i den mest kritiske fase af projektet.
Processen er beskrevet i vores byggesagsbeskrivelse, der er et juridisk udbudsdokument, hvor afleveringsprocessen direkte er beskrevet som en proces, der skal motivere entreprenøren til at afslutte entreprisen så mangelfrit som muligt og med så få gener for bygherre og tilsyn som muligt.
Hvad er afleveringsprocessen i et renoveringsprojekt?
Afleveringsprocessen er langt mere end et afsluttende møde – Det er her ansvaret for byggeriet overdrages til bygherre (kunden).
Det er her hvor det kontrolleres, om entreprisen er klar til aflevering, om der er mangler, og om disse mangler har en karakter, der skal føre til afvisning, afhjælpning eller tilbagehold.
For andelsboligforeninger og ejerforeninger er det afgørende, fordi aflevering ikke bare handler om byggeteknik, men også om beboernes hverdag, økonomisk sikkerhed og den videre drift af ejendommen.
I byggesagsbeskrivelsen er det tydeligt, at aflevering, mangler, kvalitetssikring og driftsmateriale hænger tæt sammen, og at dokumentation er en reel del af entreprenørens ydelse.
Derfor er afleveringsforretningen vigtig for bygherre
En afleveringsforretning skal ikke være en formalitet, den kan få store økonomiske konsekvenser hvis den ikke gennemføres korrekt.
Derfor arbejder MMAKE med en afleveringsproces, hvor entreprenøren først skal være reelt klar, før processen går i gang.
Byggesagsbeskrivelsen stiller krav om, at entreprenøren inden før-gennemgang, delaflevering eller afleveringsforretning skal have gennemført egne mangelgennemgange, fremvise egne mangellister og dokumentere, at manglerne er afhjulpet.
Det er et stærkt styringsværktøj, fordi det flytter ansvaret tilbage til entreprenøren og beskytter bygherre mod at overtage et ufærdigt projekt.
Før-gennemgang og egenkontrol før aflevering
En stærk afleveringsproces starter før selve afleveringsdagen. Derfor lægger vi hos MMAKE vægt på, at entreprenøren ikke bruger rådgiver og bygherre som sin interne kvalitetskontrol til afleveringen.
Entreprenøren skal selv have gennemgået arbejdet, fundet fejlene og dokumenteret, at de er håndteret, før vi accepterer at bruge bygherres tid på en teknisk gennemgang.
Byggesagsbeskrivelsen slår netop fast, at før-gennemgang og aflevering først kan gennemføres, når entreprenørens egne mangelgennemgange er udført og dokumenteret.
Det gør en stor forskel i praksis. For boligforeninger betyder det færre spildte gennemgange, færre diskussioner om åbenlyse fejl og en mere professionel proces, hvor entreprenøren møder op forberedt. Det giver bedre kvalitet og mindre belastning for alle parter.
Digital mangelregistrering
MMAKE anvender digital mangelregistrering og mangelopfølgning fordi mangelregistrering ikke må ende i uklare mailtråde eller løse noter.
Når mangler registreres digitalt, bliver placering, ansvar, status og dokumentation langt mere overskuelig.
Den digitale løsning hænger sammen med vores beboerplatform, hvor der kan varsles, informeres, men hvor beboerne også kan indberette mangler og kommunikere med den byggetekniske rådgiver og entreprenøren.
Mangelhåndtering efter afleveringen
En god aflevering slutter ikke, når afleveringsforretningen er overstået. Det afgørende er, at de registrerede mangler faktisk bliver udbedret korrekt og inden for de aftalte frister.
Derfor er det vigtigt, at der er en klar proces for opfølgning. Entreprenøren skal i videst muligt omfang afhjælpe fejl og mangler før den opfølgende afhjælpningsgennemgang, og hvis det ikke kan lade sig gøre, skal der gives skriftlig meddelelse om, hvornår afhjælpningen er udført. Hvis manglerne stadig ikke er udbedret ved den opfølgende gennemgang, har MMAKE muligheder for at få udbedringen udført på anden vis.
Det er et vigtigt punkt for bygherre, fordi det betyder, at MMAKE ikke bare afleverer en mangelliste og går videre. Vi følger op, kontrollerer dokumentationen og holder fast, indtil arbejdet faktisk er afsluttet tilfredsstillende. Det reducerer risikoen for langstrakte efterforløb og uklare ansvarsforhold.
Entreprenøren skal dokumentere afhjælpning med fotodokumentation via det krævede system, og hvis der ikke kommer skriftlig tilbagemelding inden rimelig tid, eller afhjælpningen trækker ud, har MMAKE andre værktøj i værktøjskassen til at få byggesagen afsluttet.
Særlige forhold ved aflevering i beboede ejendomme
I andelsboligforeninger og ejerforeninger er afleveringsprocessen ofte mere kompleks, fordi ejendommen er i brug.
Det betyder, at vurderingen af mangler ikke kun kan ske ud fra en snæver teknisk vurdering.
I byggesagsbeskrivelsen fremgår det, at der ved vurderingen af manglernes væsentlighed skal tages hensyn til, at boliger og lejemål skal kunne fungere som hjem under udførelsen, ved afleveringen og under mangeludbedringen.
Bygherre kan derfor afvise aflevering, hvis der er tale om mangler, der berettiger beboerne til afslag i huslejen. Hvis entreprenøren ikke afhjælper manglerne inden fristen, kan bygherre lade dem udføre for entreprenørens regning.
Det er et meget stærkt udgangspunkt for bygherre. Hos MMAKE betyder det, at vi ser på afleveringen med beboernes virkelighed for øje.
Den tilgang er afgørende i renoveringssager, hvor adgangen til boliger er begrænset, og hvor fejl kan få direkte konsekvenser for beboernes hverdag.
Kvalitetssikring og D&V-materiale er også en del af afleveringen
Mange byggesager har for lidt fokus på dokumentationen ved aflevering. Men hvis kvalitetssikring, drifts- og vedligeholdelsesmateriale og som udført-tegninger ikke er på plads, står bygherre dårligere bagefter.
Byggesagsbeskrivelsen fastslår, at kvalitetssikring samt drifts- og vedligeholdelsesmateriale betragtes som en ydelse på lige fod med de øvrige arbejder. Hvis materialet er mangelfuldt, returneres det med ny frist for korrekt færdiggørelse. Samtidig kan der gøres tilbagehold i entreprisesummen, indtil materialet er afleveret og endeligt godkendt af tilsynet.
Det gør en stor forskel for bygherre.
Hos MMAKE arbejder vi med dokumentationen, som en aktiv del af afleveringsprocessen og ikke som et bilag, der kommer til sidst.
Det betyder, at vi har fokus på, om materialet faktisk kan bruges i drift, om vedligeholdelsesanvisninger er dækkende, og om D&V-materialet er fyldestgørende for hele entreprisen.
Det styrker bygherres position både ved drift, reklamationer og fremtidig vedligeholdelse.
Etapestyring og mangelfrie opgange
Ved større renoveringer i boligforeninger kan afleveringsprocessen ikke altid vente til sidst. I projekter med mange etaper eller opgange er det vigtigt at få afsluttet fejl og mangler løbende.
Byggesagsbeskrivelsen beskriver derfor en model, hvor nye etaper eller opgange kun kan igangsættes, hvis tidligere etaper er tilstrækkeligt afsluttet, og fejl og mangler bagud er udbedret. Entreprenøren må ikke arbejde i flere opgange end det maksimalt tilladelige, hvis fejl og mangler bagud ikke er lukket.
Det er et stærkt styringsredskab for bygherre.
Det forhindrer, at entreprenøren trækker et langt spor af halvfærdige opgange og uløste mangler gennem hele projektet. For beboerne betyder det færre gener, og for bestyrelsen betyder det bedre fremdriftskontrol og mindre risiko for, at problemer flytter sig videre i sagen.
Derfor vælger boligforeninger MMAKE til afleveringsprocessen
Afleveringsprocessen er et af de punkter i byggesagen, hvor det tydeligst kan mærkes, om bygherre har en rådgiver, der arbejder konsekvent og struktureret.
Hos MMAKE bruger vi afleveringen som et værn mod byggesjusk, mangelfuld dokumentation, udskudt mangeludbedring og uklare ansvarsforhold.
Vi arbejder med før-gennemgang, entreprenørens egenkontrol, digital mangelstyring, opfølgning på afhjælpning, kontrol af KS og D&V, vurdering af mangler i beboede boliger og etapestyring, så bygherre står stærkt hele vejen.
Det er også tydeligt i byggesagsbeskrivelsen, hvor afleveringsprocessen er knyttet tæt sammen med både tilsyn, kvalitetssikring, tilbagehold og efterfølgende mangelansvar.
