Uvildighed er ikke noget vi siger – Det er indskrevet i personalehåndbogen
Hos MMAKE er uvildighed ikke kun en værdi, vi taler om. Det er indskrevet direkte i vores personalehåndbog, så både medarbejdere og kunder kan være trygge ved, at vores rådgivning bygger på klare retningslinjer, faglighed og integritet.
Herunder findes uddrag fra MMAKE’s personalehåndbog om “Uvildighed, interessekonflikter, blandede interesser og nære relationer i byggeprojekterne”
Overtrædelse af personalehåndbogen kan få ansættelsesretlige konsekvenser.
“Integritet er at gøre det rigtige, selvom ingen ser dig gøre det”
Personalehåndbogens bestemmelser
Punkt 32.1. Uvildighed i personalehåndbogen – Interessekonflikter og nære relationer
MMAKE ønsker ikke at indgå i projekter, hvor der er interessekonflikter eller potentiale for interessekonflikter. Dette skyldes ønsket om at opretholde klare linjer og stor integritet i vores arbejde. MMAKE ønsker ikke at blive beskyldt for at have skjulte dagsordener eller uetiske praksisser.
MMAKE ønsker derfor ikke at gennemføre projekter med firmaer hvor der er, eller potentielt kunne se ud til at være, interessekonflikter, blandede interesser eller nære relationer. En nær relation kunne være et familiemedlem eller ægtefælle/samlever.
Punkt 32.2. Uvildighed i personalehåndbogen – Orientering af kunder
Hvis der af særlige årsager ønskes anvendt et firma med en af ovenstående potentielle risici, så skal det først vendes med en af partnerne i MMAKE og så skal kunden acceptere det skriftligt.
Eksempler på særlige årsager kunne være en af følgende: Der er få firmaer der leverer ydelsen – Virksomheden leverer høj kvalitet, er meget samarbejdsvillige og leverer høj service så kunden vil samlet set være bedre stillet ved at anvende virksomheden. Der accepteres kun samarbejde med firmaer hvor der ikke er reelle interessekonflikter.
Punkt 32.3. Uvildighed i personalehåndbogen – Modydelser må ikke forekomme i MMAKE
Hverken MMAKE eller den enkelte medarbejder må modtage betaling, provision, rabatter, fordele eller andre former for modydelser fra leverandører eller samarbejdspartnere.
Punkt 32.4. Uvildighed i personalehåndbogen – Gaver
MMAKE må modtage gaver af ubetydelig værdi, når disse gives som en naturlig del af almindelig forretningsskik, herunder eksempelvis vingaver i forbindelse med receptioner, jubilæer, højtider og andre mærkedage. Sådanne gaver må alene have symbolsk karakter og må ikke kunne påvirke virksomhedens uvildighed, faglige vurderinger eller beslutninger.
Medarbejdere i MMAKE må ikke modtage personlige gaver fra kunder, samarbejdspartnere eller øvrige forretningsforbindelser. Undtagelsesvis kan der modtages gaver af ubetydelig værdi i forbindelse med receptioner og tilsvarende mærkedage, forudsat at gaven har en klart symbolsk karakter og ikke kan påvirke medarbejderens uvildighed eller faglige vurderinger.
Punkt 32.5. Uvildighed i personalehåndbogen – Arrangementer til at fremme virksomhedens interesser
Repræsentanter fra MMAKE må gerne deltage i arrangementer, der har til formål at styrke forretningsrelationer, netværk, vidensdeling og samarbejde, så længe det foregår i overensstemmelse vores etiske principper.
Punkt 32.6. Uvildighed i personalehåndbogen – Håndtering af tvivl om potentiel interessekonflikt.
Alle medarbejdere i MMAKE A/S skal arbejde efter høje etiske standarder og klare principper for uvildighed, integritet og ordentlighed. Er du i tvivl, skal du altid spørge en partner til råds, før du handler.
Når kommuner og store organisationer vælger MMAKE, følger der høje krav med
MMAKE har blandt andet været rådgiver for Frederiksberg Kommune på renoveringsprojektet Fuglevangsvej 3 / Bülowsvej 38, og for Brøndby Kommune på et transformationsprojekt.
Kommunale opgaver stiller særlige krav til dokumentation, faglighed og uvildighed, fordi offentlige bygherrer skal kunne sikre saglig rådgivning uden uvedkommende interessekonflikter.
Læs mere om projektet og Frederiksberg Kommunes udtalelse her.
Hvorfor uvildighed betyder ekstra meget i ejerforeninger og andelsboligforeninger
I en ejerforening eller andelsboligforening er der altid mange interesser på spil, når der skal renoveres eller bygges om.
- Entreprenøren vil naturligt gerne løse opgaven på sin måde. Leverandører vil gerne sælge deres produkter.
- Beboerne ønsker mindst muligt besvær, samtidig med at de forventer høj kvalitet og ansvarlig økonomi.
Midt i det hele står bestyrelsen, som både skal træffe beslutninger, forklare dem på generalforsamlingen og tage ansvaret, hvis noget går galt. Her er uvildighed ikke bare en pæn formulering. Det er en forudsætning for, at I kan stole på det grundlag, I træffer beslutninger ud fra.
Når MMAKE A/S yder uvildig byggeteknisk rådgivning til ejerforeninger og andelsboligforeninger, betyder det, at vi ikke har økonomiske interesser i entreprenørens løsninger, materialevalg eller omfanget af projektet.
Vores opgave er udelukkende at finde de løsninger, der bedst beskytter jeres ejendom, jeres økonomi og jeres beboere på den lange bane.
Hvad det betyder, at MMAKE A/S er uvildig byggeteknisk rådgiver
At MMAKE er uvildig byggeteknisk rådgiver betyder, at vi arbejder for jeres ejerforening eller andelsboligforening som er bygherre og kun for jer.
Vores rådgivning bygger på faglig vurdering af bygningens tilstand, bygningsreglementets krav og det aftalegrundlag, I har med entreprenører og øvrige rådgivere. Når vi anbefaler en løsning, er det fordi den er teknisk forsvarlig, økonomisk rimelig og egnet til netop jeres ejendom, ikke fordi nogen andre tjener på anbefalingen.
I praksis betyder det, at MMAKE kan være tydelig, når noget ikke er godt nok, og at vi kan sige fra, hvis tilbud virker urealistiske, eller kvaliteten ikke lever op til det aftalte.
Bestyrelsens ansvar og rådgiverens ansvar
Mange bestyrelser i ejerforeninger og andelsboligforeninger er i tvivl om, hvor deres ansvar starter og slutter, når der er rådgivere med i et byggeprojekt.
Grundlæggende har bestyrelsen ansvaret for de beslutninger, der træffes på foreningens vegne, og for at vælge kompetente samarbejdspartnere. Rådgiveren har ansvaret for de faglige vurderinger, projekter og anbefalinger, der leveres. Entreprenøren har ansvaret for selve udførelsen af arbejdet efter de aftaler, der er indgået.
Som uvildig byggeteknisk rådgiver påtager MMAKE sig et fagligt ansvar for den rådgivning vi leverer. Vi arbejder professionelt, kvalitetssikrer vores ydelser og har den nødvendige ansvarsforsikring.
Bestyrelsen står stadig med ansvaret for at træffe beslutninger i projektet om løsninger, tid og økonomi, men I står aldrig alene med disse beslutninger. Ansvar og roller er fordelt, så hver part bidrager med det, de er specialister i.
Aftalegrundlag og vilkår i øjenhøjde
Rådgivningsaftaler i byggeprojekter bygger ofte på standardvilkår for rådgivning i bygge og anlægsbranchen. Det kan virke teknisk for en bestyrelse, men i virkeligheden er det en vigtig del af jeres sikkerhed.
Aftalegrundlaget beskriver blandt andet, hvilke ydelser rådgiveren skal levere, hvilke faser der er omfattet, hvordan ansvar er fordelt, og hvilke krav der er til forsikring og kvalitet.
Når MMAKE laver aftaler med en ejerforening eller andelsboligforening, sørger vi for, at det tydeligt fremgår, hvad vi laver, og hvad vi ikke laver. På den måde ved bestyrelsen, hvad I kan forvente af os som jeres rådgiver, og vi har et klart grundlag at levere efter.
For jer betyder et godt aftalegrundlag, at der ikke kun er tillid, men også struktur. Det bliver lettere at dokumentere, hvad der er aftalt, hvis der senere opstår uenighed, og det bliver enklere at forklare beboerne, hvilken rolle MMAKE har i projektet.
Ansvarsforsikring og dokumentation som sikkerhedsnet
Ansvarsforsikring kan lyde som noget, der mest vedkommer rådgiveren. Men for en ejerforening eller andelsboligforening er det en central del af det sikkerhedsnet, der skal ligge under et byggeprojekt.
Når MMAKE A/S som rådgiver har en professionel ansvarsforsikring, betyder det, at der er en økonomisk sikkerhed, hvis der skulle vise sig fejl i rådgivningen, som medfører et tab for foreningen.
Vi gør alt for at undgå fejl, men i komplekse byggeprojekter er det en styrke, at der også er tænkt i, hvad der sker, hvis noget alligevel glipper. Her er dokumentation lige så vigtig som forsikring.
Undervejs i projektet sørger MMAKE for, at vurderinger, projekter, tilsynsrapporter og beslutningsoplæg bliver skrevet ned og gemt. For bestyrelsen betyder det, at der er et tydeligt spor tilbage til, hvordan beslutningerne er truffet, og hvilke faglige overvejelser de bygger på.
Det giver en langt stærkere position, hvis der senere kommer spørgsmål fra beboere, entreprenør, myndigheder eller forsikringsselskab.
Partsrepræsentation hvem taler på jeres vegne
I en byggesag foregår meget af det vigtigste arbejde på møder og i dialoger, hvor bestyrelsen ikke altid har mulighed for at deltage. Det kan være byggemøder, tekniske gennemgange, tilsynsmøder på stilladset, forhandlinger om ændringer eller møder med myndigheder. Derfor er det afgørende at vide, hvem der faktisk taler på jeres vegne, og hvad de har mandat til.
Når MMAKE repræsenterer jeres ejerforening eller andelsboligforening, gør vi det med fuld bevidsthed om, at vi taler på vegne af bestyrelsen og beboerne. Vi varetager foreningens interesser i dialogen med entreprenør, andre rådgivere og myndigheder.
Vi arbejder for at finde løsninger, der er fagligt forsvarlige og økonomisk fornuftige, og vi oversætter teknisk fagprosa til klare valgmuligheder, som bestyrelsen kan tage stilling til. Det betyder, at I ikke behøver være til stede i alle detaljer, men stadig kan være sikre på, at foreningen er professionelt repræsenteret.
Som forening bør man forvente at vores anbefalinger er den løsning vi selv ville vælge hvis vi var formand for foreningen og boede der.
Uvildig rådgivning som værn mod byggeskandaler og konflikter
Når man ser på de byggesager i ejerforeninger og andelsboligforeninger, som ender som byggeskandaler, går det samme tema ofte igen.
- Rådgivningen har været uklar, aftalerne har været løse, og ingen har haft det samlede overblik over ansvar, kvalitet og økonomi.
- Foreningen står tilbage med en ejendom, hvor kvaliteten ikke er i orden, en økonomi der er presset, og en bestyrelse der føler sig alene.
Uvildig byggeteknisk rådgivning fra en god gårdgiver er et af de vigtigste værn mod, at jeres projekt havner samme sted. Vi hjælper med at få aftaler, roller og ansvar på plads fra begyndelsen. Vi sikrer, at projekter er teknisk gennemarbejdede, før de sættes i gang. Vi fører tilsyn med, at kvaliteten er i orden, og at fejl bliver håndteret, mens der stadig er mulighed for at rette op.
Når der alligevel opstår uenigheder, kan vi bruge faglige vurderinger, referater og dokumentation til at finde løsninger og undgå, at konflikter udvikler sig. I stedet for at stå i midten uden overblik, får bestyrelsen en uvildig partner, der kan være med til at få sagen landet på en professionel måde.
Sådan arbejder MMAKE A/S med uvildighed og ansvar i praksis
Et typisk forløb med MMAKE begynder med, at vi mødes med bestyrelsen. Vi taler om jeres planer, udfordringer og ønsker. Vi ser på ejendommen, gennemgår eksisterende rapporter og drøfter økonomien og tidsrammen for projekterne.
Et vigtigt punkt er at aftale hvilke roller der skal være i den kommende byggesag og få afstemt hvordan vi kan få jer til at føle jer trygge i processen.
Derefter udarbejder vi et forslag til rådgivningsydelser, hvor det tydeligt fremgår, hvordan MMAKE skal bistå med rådgivning, byggetilsyn, projektmateriale og dialog med entreprenører og myndigheder. Vi afklarer også, hvordan ansvar er fordelt, og hvordan kommunikationen med bestyrelse og beboere skal foregå.
Undervejs i projektet arbejder vi struktureret med beslutningsoplæg, tilsynsrapporter og referater, så der hele tiden er sammenhæng mellem det, der bliver aftalt, og det, der bliver udført.
Efter projektet kan MMAKE hjælpe med eftersyn og med at planlægge de næste skridt, så erfaringerne fra ét projekt bliver brugt aktivt i det næste.
Tjekliste til bestyrelsen
Hvis jeres ejerforening eller andelsboligforening overvejer et byggeprojekt, kan bestyrelsen bruge denne tjekliste til at vurdere behovet for uvildig rådgivning og klarere ansvarsfordeling:
- Har vi en uvildig byggeteknisk rådgiver som MMAKE A/S, der udelukkende arbejder for foreningen?
- Ved vi, hvordan ansvaret er fordelt mellem bestyrelse, rådgiver, entreprenør, administrator og eventuel juridisk rådgiver?
- Har vi et tydeligt aftalegrundlag for rådgivningen, som beskriver ydelser og ansvar?
- Er der styr på rådgiverens ansvarsforsikring og den dokumentation, der bliver skabt undervejs?
- Ved vi, hvem der repræsenterer foreningen i dialogen med entreprenører og myndigheder?
- Har vi talt åbent i bestyrelsen om, hvad vi vil gøre, hvis der opstår uenigheder eller fejl i projektet?
